L'animation d'équipe

Une équipe est un ensemble d’individus qui ont des compétences complémentaires et contribue à la réalisation d'un objectif commun.L’équipe a une personnalité à part entière. Ce n’est pas la somme des individus pris séparément.

Que signifie animer une équipe ?

L’animation d’une équipe se décompose en 5 axes :

Ü prévoir,

Ü organiser, c'est à dire mobiliser avec un plan d’action,

Ü suivre et évaluer,

Ü communiquer,

· développer les compétences.

Prévoir ?

L’anticipation est un des axes majeurs du management.

Prévoir, c’est se projeter dans l’avenir par la fixation d’objectifs collectifs et individuels.

Les objectifs sont un résultat à atteindre, ils doivent être M.A.L.I.N.S.

· M : Mesurables (ou observables)

· A : Atteignables (réalistes et réalisables)

· L : Limités en temps (échéance)

· I : Identifiés (écrits, communiqués)

· N : Négociés (si ce n’est pas sur l’objectif, la négociation peut porter sur les moyens)

· S : Stimulants (dimension de progrès, tout en restant réalistes)

Les objectifs peuvent comporter une condition préalable spécifique, un prérequis (ex. « sans pour autant laisser de côté telle mission », ou « en ayant suivi la formation sur tel logiciel », « en respectant le budget ou encore avec telle/ou sans ressource supplémentaire »).

Exemple d’objectif « D’ici à fin avril, être en mesure de répondre aux demandes du service X sous 48 heures au lieu de 72 heures actuellement, sans altérer la qualité des réponses et après modification du logiciel par une société informatique».

Les objectifs sont fixés lors de l’entretien annuel dans le cadre d’un management participatif ou délégatif.

Organiser/Motiver ses équipes ?

Un manager organise sa disponibilité. Animer une équipe ne veut pas dire être disponible à tout moment. C’est réserver chaque jour du temps à ses collaborateurs.

Mobiliser c’est donner du sens et des moyens. La fixation d’objectifs s’accompagne d’un plan d’action pour garantir la réussite.

Un plan d’action se définit à partir de l’objectif. Il répond aux questions suivantes :

· Quoi ? Les étapes intermédiaires qui permettent d’atteindre l’objectif final.

· Qui ? Les personnes concernées (selon les étapes, quelle personne ou quelle équipe est concernée).

· Quand ? L’échéance de cette étape.

· Comment/combien ? : Les moyens à mettre en œuvre (ressources actuelle ou supplémentaires

· Où ? : Le lieu (le cas échéant).

Lorsque les collaborateurs de l'équipe sont autonomes et expérimentés, le manager construit le plan d’action avecl’équipe. C’est un bon moyen d'évaluer les besoins, susciter l’adhésion des collaborateurs et mesure le niveau de compréhension. Pour une équipe moins autonome, c’est au manager seul d’élaborer le plan d’action.

Suivre et évaluer ?

Les plans d’actions servent de guide pour suivre et évaluer concrètement la réalisation des objectifs aux étapes intermédiaires. C’est aussi l’occasion d’évaluer et de valoriser les résultats du collaborateur et de recadrer les actions si le manager constate des écarts par rapport aux attentes ou aux objectifs intermédiaires.Les suivis sont formalisés. Ils donnent des indications précieuses sur le fonctionnement de l’équipe.

Communiquer / Informer ?

Communiquer c’est donner du sens à l’action, fédérer les équipes autour d'un projet commun.Il est fondamental que chacun sache qui fait quoi. Les fiches de fonction permettent de se repérer. Néanmoins, à l’intérieur d’un projet, des réunions de travail permettent de connaître les missions et les tâches de chacun à un instant T. Ces réunions permettent d'évoquer ensemble les difficultés rencontrées et trouver les solutions pour les résoudre.Elles contribuent à la cohésion d’équipe et renforcent le sentiment d’appartenance à l’équipe. Les entretiens individuels formalisés (pas à la machine à café) permettent aux collaborateurs de s’exprimer, d’être valoriser. N’oublions pas que l’individu peut disparaître derrière le groupe. Il convient donc de lui donner l’occasion d’être reconnu pour lui-même.

Développer les compétences ?

Un manager doit toujours s’assurer des compétences actuelles et futures de son équipe. Son objectif est de pouvoir répondre aux demandes de développement de l’entreprise sur du court et du long terme. Il est de plus en plus courant que les compétences des prestataires soient vérifiées, voire imposées par le client -donneur d’ordre. Il serait dommage que l’entreprise prestataire ne puisse répondre aux exigences de ses clients faute de personnels compétents et perde ainsi un marché.Ce développement des compétences internes peut prendre différentes formes : la formation interne ou externe, mais également la délégation. Animer une équipe, c’est également accepter de ne pas faire soi-même mais de faire exécuter la tâche par un collaborateur.

Développer les compétences, c’est :

Pour l’entreprise : disposer d’un personnel compétent selon les besoins actuels mais également anticiper les besoins futurs et développer les compétences nécessaires à la croissance de l’entrepris

Pour de nombreux collaborateurs : contribuer à leur reconnaissance et à leurs motivations.